Штатное расписание в 1С:ЗУП 3.1 — пошаговое руководство, примеры, отчёты

Что такое штатное расписание и для чего оно нужно?

Штатное расписание – это внутренний документ предприятия, в котором фиксируются все должности, подразделения, количество штатных единиц по каждой должности и размеры окладов (тарифных ставок) и надбавок. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) 8.3 редакции 3.1 ведение штатного расписания не является обязательным, но значительно облегчает работу с кадрами. Если в программе вести штатное расписание, то можно:

При приёме на работу или переводе сотрудников выбирать должность только из списка, предусмотренного для конкретного подразделения (то есть в соответствии с утверждённым штатным расписанием). Это защищает от ошибок при выборе должности.
Автоматически заполнять в кадровых документах (приёме, переводе) список начислений сотрудника и их размеры по умолчанию – исходя из должности и подразделения. Например, оклад и надбавки будут сразу подставлены согласно штатному расписанию, с возможностью корректировки при необходимости.
Контролировать, чтобы кадровые приказы соответствовали штатному расписанию. Программа может предупреждать, если вы пытаетесь принять сотрудника на должность сверх установленного количества ставок или с окладом, не совпадающим с утверждённым.
Анализировать фактическую штатную расстановку в сравнении с утверждённым расписанием. Иными словами, легко получить данные о том, сколько ставок занято, сколько свободно, где есть вакантные позиции или превышение численности.
Описывать должности более детально – указывать разряды, категории, особые условия труда, право на досрочную пенсию, требования к специальности и т.д. (эти возможности включаются дополнительными настройками).
Формировать для печати унифицированную форму штатного расписания № Т-3, а также использовать разнообразные аналитические отчёты по штатному составу.

Штатное расписание обычно нужно каждой организации для упорядочения структуры и фонда оплаты труда. В 1С:ЗУП можно либо не вести штатное расписание вообще (тогда используете только справочник должностей), либо вести его одним из двух способов – без сохранения истории изменений или с сохранением истории. Рассмотрим ниже настройку и работу со штатным расписанием в программе пошагово.

Как включить ведение штатного расписания в 1С:ЗУП 3.1?

Чтобы начать работу со штатным расписанием, сначала нужно активировать эту функцию в настройках программы. Откройте в 1С раздел «Настройка» – «Кадровый учёт» и перейдите по ссылке «Настройка штатного расписания». В появившемся окне установите флажок «Ведется штатное расписание». Без этого флажка программа не будет учитывать штатное расписание (по умолчанию, если штатка отключена, для кадрового учёта используется простой справочник должностей). Ниже перечислим дополнительные настройки штатного расписания, которые при необходимости можно сразу включить:

Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию. Если отметить этот флажок, при проведении кадровых приказов (приём, перевод, изменение оплаты) программа будет проверять, соответствует ли документ штатному расписанию – есть ли свободная ставка по указанной должности и не отличается ли назначаемый оклад от предусмотренного в штатке. При нарушении условий вы получите предупреждение.
Ведется история изменений штатного расписания. Этот флажок включает режим накопления истории – все изменения в штатное расписание нужно вносить через специальные документы, а предыдущие состояния расписания сохраняются. Если не отмечать этот пункт, то изменения можно будет вносить непосредственно в справочник, но история меняться не сохраняется. Подробное отличие режимов рассмотрим отдельно ниже.
Используется «вилка» окладов и надбавок. Опция для случаев, когда в штатном расписании оклады (или надбавки) утверждаются не фиксированной суммой, а диапазоном (минимальный и максимальный размер). При включенном флажке в карточке позиции штатного расписания появятся два поля для оклада – Мин. оклад и Макс. оклад, а также аналогично для надбавок.
В позиции штатного расписания используются разряды и категории. Если установить этот флажок, каждая позиция штатного расписания позволит указать разряд/категорию должности. Это удобно, чтобы не создавать множество должностей вроде «Инженер 1 категории», «Инженер 2 категории» и т.д. – в справочнике должностей будет одна должность «Инженер», а конкретную категорию вы уточните уже при описании позиции штатного расписания.
Способ отображения надбавок в печатной форме штатного расписания (Т-3). Здесь можно выбрать один из вариантов, как выводить данные о надбавках в форме № Т-3: либо общим месячным размером в рублях, либо отдельными показателями (процент, коэффициент и пр.), либо комбинированно. По умолчанию стоит вариант «месячный размер в рублях».
Использовать бронирование позиций. При включении этой функции в программе можно бронировать позиции штатного расписания перед приёмом или переводом сотрудника. Бронирование фиксирует намерение занять ставку и предотвращает одновременный приём двух сотрудников на одну и ту же штатную единицу. В настройках можно указать срок бронирования – количество дней, по истечении которых забронированные позиции будут отмечены особым образом (например, красным цветом) в отчёте «Штатная расстановка».

После установки нужных флажков нажмите «Применить и закрыть». Теперь в информационной базе активно ведение штатного расписания. Отметим, что в разделе «Настройка – Кадровый учёт» также есть опция «Используется работа по неполной ставке». Если на вашем предприятии возможна работа сотрудников на частичную ставку (например, 0.5 ставки), обязательно включите эту настройку – она позволит указывать дробное количество штатных единиц в штатном расписании и применять неполные графики работы.

Где находится штатное расписание в программе 1С:ЗУП?

После включения функции штатного расписания в меню «Кадры» появится пункт «Штатное расписание». Здесь же находятся связанные справочники: «Подразделения» и «Должности», которые используются для заполнения штатного расписания. Открыв пункт «Кадры – Штатное расписание», вы попадёте в форму справочника «Штатное расписание», которая отображает список позиций (должностей) по всем подразделениям организации.

В верхней части формы можно при необходимости отфильтровать данные по конкретной организации (если в базе ведётся несколько юридических лиц). Также доступна настройка вида списка – иерархический (с группировкой по подразделениям) или плоский (все позиции подряд). Переключение вида выполняется кнопкой «Вид списка» на панели инструментов.

По умолчанию отображаются только действующие позиции штатного расписания. Позиция считается действующей, если она утверждена (включена в текущий вариант штатного расписания) и не закрыта. В нижней части списка имеются два полезных флажка для отображения дополнительных позиций:

«Показывать неутвержденные позиции» – при установке этого флажка в списке будут видны позиции, которые созданы в справочнике, но еще не включены в действующее штатное расписание (т.е. не утверждены). Такие записи выделяются жирным шрифтом. Неутверждённая позиция не учитывается при проверке кадровых документов и не попадёт в отчёты по штатному расписанию до тех пор, пока её не утвердят.
«Показывать закрытые позиции» – этот флажок включает отображение позиций, исключенных из актуального штатного расписания (то есть выведенных, закрытых). Закрытые позиции перечёркнуты в списке и рядом с наименованием отображается дата закрытия. По умолчанию такие позиции скрыты, чтобы не загромождать список, но при необходимости вы всегда можете их посмотреть, включая данный режим.

Если при настройке вы включили режим истории изменений, то форма списка штатного расписания будет содержать в шапке специальные команды для работы: «Утвердить новое штатное расписание», «Изменить текущее штатное расписание», «Документы, изменившие штатное расписание» и т.д. (см. пример на скриншоте ниже). Также через кнопку «Печать» в этой форме можно сразу сформировать печатные формы штатного расписания и связанных отчётов. Разберём далее, как создавать и менять штатное расписание в обоих режимах.

Что такое позиция штатного расписания и какие данные она содержит?

Позиция штатного расписания – это отдельная строка штатного расписания, описывающая одну должность в конкретном подразделении организации. Каждая позиция хранится как элемент справочника «Штатное расписание». При создании позиции вы заполняете следующие основные реквизиты:

Организация – юридическое лицо, для которого вводится данная позиция (поле активно, если в базе ведётся учет по нескольким организациям).
Подразделение – структурное подразделение (отдел, цех, филиал и т.п.), где находится должность. Выбирается из справочника подразделений.
Должность – наименование должности (профессии, роли), выбирается из справочника должностей. Например, менеджер по продажам, бухгалтер, инженер.
Наименование – строковое название позиции штатного расписания. По умолчанию формируется автоматически на основе вышеперечисленных полей (например, Менеджер по продажам (Отдел продаж)), однако при необходимости его можно отредактировать вручную. Наименование используется для удобства отображения и в печатных формах.
График работы – рабочий график, который по умолчанию будет применяться для сотрудников на этой позиции. Выберите подходящий график (например, 40-часовая 5/2, сменный график и т.д.) из справочника графиков работы. При приёме на работу на эту позицию указанный график автоматически подставится в приказ.
Количество ед. – количество штатных единиц по данной позиции. Проще говоря, сколько сотрудников может одновременно занимать эту должность в данном подразделении. Например, 3 единицы бухгалтеров в бухгалтерии, 1 единица начальника отдела. Это число может быть дробным, если включена работа по неполной ставке (например, 0.5).

Кроме того, в форме позиции есть специальные флажки с датами:

«Позиция утверждена» – отмечается, если позиция включена в штатное расписание. При добавлении новой позиции этот флажок нужно установить и указать дату утверждения (вступления позиции в силу). До установки флажка позиция считается проектной (неутверждённой) и не входит в действующее расписание. Дата утверждения обычно ставится равной дате приказа или началу месяца, с которого введена должность.
«Закрыта и больше не используется» – этот флажок устанавливается, когда позиция выводится из штатного расписания (должность упразднена). Необходимо указать дату закрытия, с которой позиция считается исключённой. После закрытия позиции на неё больше нельзя принимать новых сотрудников (программа будет выдавать предупреждение). В действующих позициях этот флажок всегда снят.

Пример карточки позиции штатного расписания. На скриншоте показаны основные поля: организация, подразделение, должность, количество единиц, а также флажки утверждения (с датой) и закрытия (не установлен). Ниже расположена вкладка «Оплата труда», в которой задаются условия оплаты по данной позиции. В нашем примере для позиции “Главный бухгалтер (Бухгалтерия)” установлены плановые начисления: оклад 50 000 руб. и ежемесячная премия 15% – эти значения будут подставляться при приеме сотрудника на эту должность.

На вкладке «Оплата труда» перечислены плановые начисления для позиции и значения постоянных показателей, необходимые для их расчёта (если есть). Обычно здесь указывают оклад (тарифную ставку), а также надбавки, выплаты стимулирующего характера и т.д., которые положены всем сотрудникам на данной позиции. Например, для менеджеров по продажам может быть предусмотрена фиксированная премия или процент от выручки – эти элементы добавляются на вкладке оплаты труда. Значения этих начислений сохраняются в штатном расписании и затем автоматически переносятся в карточку сотрудника при приёме на работу (с возможностью вручную отредактировать у конкретного сотрудника).

Вкладка «Дополнительно» содержит прочие сведения о позиции. Здесь можно указать трудовую функцию – по классификатору (это нужно для автоматического заполнения кода по ОКЗ в отчёте СЗВ-ТД). Также на этой вкладке доступны текстовые поля: условия приема на работу, характер работы и краткое описание должностных обязанностей. Эти поля справочные, их заполнение не обязательно, но они могут быть использованы для печати или аналитики. Кроме того, в правой части вкладки отображаются данные о ежегодных отпусках, положенных по данной позиции – как правило, здесь указан основной ежегодный отпуск (например 28 календарных дней). Эти сведения об отпуске также автоматически подставляются в кадровые документы при выборе позиции.

Примечание: Если в настройках вы включили опции разрядов/категорий или специальностей, в карточке позиции появятся дополнительные поля или вкладки. Например, при использовании специальностей можно указать перечень квалификаций или специализаций, которые подходят для данной должности (требования к образованию, сертификатам и т.п.). Эти данные могут потребоваться для отраслевых учётов или отчетности, но в базовом сценарии заполнение спецвкладок не обязательно.

В чём разница между ведением штатного расписания с историей и без истории?

Программа поддерживает три режима работы со штатным расписанием: штатка не ведется вовсе, ведется без сохранения истории изменений, либо с сохранением истории. Если вы отключили ведение штатного расписания (первый вариант), то все кадровые документы просто используют справочник должностей, и никаких специальных действий не требуется. Ниже же сравним два активных режима ведения штатного расписания:

Без сохранения истории (история отключена)	С сохранением истории (история включена)
Все данные штатного расписания хранятся только в одном текущем состоянии. Изменения вносятся непосредственно в справочник «Штатное расписание» – путём редактирования позиций. Предыдущие значения перезаписываются (история изменений не фиксируется).	Каждая версия штатного расписания сохраняется. Прямое редактирование элементов справочника недоступно – любые изменения нужно проводить через специальные документы: «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания». Эти документы позволяют указать дату, с которой изменения вступают в силу, и благодаря этому в программе остаются сведения о всех прошлых состояниях штатного расписания.
Простое использование – подходит для небольших организаций или случаев, когда формальное документирование изменений не требуется. Вы быстро исправляете необходимые поля (оклады, количество ставок и т.п.) прямо в карточке позиции.	Формальное документирование изменений. Каждое изменение штатного расписания можно распечатать в виде приказа. Такой режим чаще применяется в крупных организациях, где по регламенту изменения структуры должны оформляться приказом.
Получить штатное расписание на прошлую дату невозможно (в системе хранится только актуальное состояние). Также нельзя заранее задать будущие изменения – вы просто меняете данные в момент их вступления.	Можно в любой момент сформировать штатное расписание на любую дату (прошлую или будущую) – программа покажет состояние на тот момент. Кроме того, можно заранее внести изменения с датой начала действия в будущем (документы вступят в силу автоматически).
Контроль ограничен. Нет автоматического ведения журнала изменений, ответственность за актуальность данных лежит на пользователе. Например, можно случайно отредактировать оклад без документального обоснования.	Защита от прямых правок. Нельзя случайно изменить оклад или другую цифру штатного расписания — поля позиции недоступны для редактирования. Любое изменение требует осознанного шага – создания документа, что повышает контроль и уменьшает вероятность ошибки.

В общем, выбор режима зависит от потребностей компании. Без истории – проще и быстрее, с историей – надёжнее и формализованно. Можно начать без истории, а затем переключиться на ведение с историей (обратное переключение тоже возможно, но тогда потеряется накопленная история изменений). Далее рассмотрим, как изначально ввести штатное расписание и как вносить изменения в обоих вариантах.

Как утвердить штатное расписание впервые (первичное заполнение)?

Первоначальный ввод штатного расписания – это создание всех позиций (должностей) с нуля. Шаги будут различаться в зависимости от выбранного режима истории.

Если история изменений НЕ ведётся (флажок истории снят), то для ввода штатного расписания достаточно заполнить справочник «Штатное расписание» вручную. Откройте раздел «Кадры – Штатное расписание» и нажмите кнопку «Создать» для добавления новой позиции. В открывшейся карточке позиции заполните все необходимые поля: организация, подразделение, должность, график работы, количество единиц. Установите флажок «Позиция утверждена» и укажите дату, с которой эта должность вводится (как правило, текущая дата или начало текущего месяца). Затем перейдите на вкладку «Оплата труда» и добавьте плановые начисления – оклад и другие выплаты с их размерами. Сохраните позицию. Повторите эти действия для каждой должности, которая должна быть в штатном расписании. После этого штатное расписание будет считаться утверждённым, и все введённые позиции станут действующими с указанных дат.

Если ведётся история изменений (флажок установлен), прямое создание элементов недоступно – список штатного расписания изначально пуст. Вместо этого нужно зарегистрировать документ «Утверждение штатного расписания», который зафиксирует первый вариант штатного расписания. Найдите в разделе «Кадры – Штатное расписание» команду «Утвердить штатное расписание» (она отображается, когда штатка включена и ещё не заполнена). При запуске этой команды откроется форма документа «Утверждение штатного расписания».

В шапке документа укажите: Месяц – с которого вводится штатное расписание (например, январь 2024 г.), и Дата – дату утверждения (обычно это дата приказа или та же дата, если приказ издан первого числа месяца). После этого с помощью кнопки «Добавить позицию» внесите все должности. Добавляется строка, в ней заполните подразделение, должность, график, количество штатных единиц, а также плановые начисления и показатели для них. Для ввода начислений удобнее щёлкнуть дважды по строке – откроется знакомая форма позиции штатного расписания, где на вкладке оплаты труда вы добавите оклад, надбавки и т.д.. Новые позиции в документе отображаются зелёным цветом, что означает добавление. Если какая-то должность вводится не с начала месяца, а с середины, то всё равно первоначальное утверждение документа происходит на начало месяца – такие нюансы решаются либо вводом позиции с первого числа, либо использованием документа изменения для отдельных дат. В комментарии к документу можно описать приказ (например, «Утверждено штатное расписание, приказ №…»).

После заполнения всех строк проведите документ. Программа перенесёт все эти позиции в справочник «Штатное расписание» и пометит их как утверждённые с указанной даты. Окно штатного расписания после этого изменится – вы увидите все добавленные должности, их количество ставок и дату утверждения, а в шапке формы появятся новые ссылки-команды для дальнейшей работы (изменения). Таким образом, штатное расписание в базе считается утверждённым. Можно распечатать форму Т-3 прямо из документа (по кнопке «Печать») или из списка, но об этом чуть позже.

Важно! Перед первоначальным заполнением штатного расписания убедитесь, что в базе заведены все подразделения и должности, которые понадобятся. Если каких-то нет – предварительно добавьте их в соответствующие справочники (раздел «Кадры – Штатное расписание – Подразделения/Должности»). В документе утверждения штатного расписания добавлять новые подразделения и должности «на лету» нельзя, можно выбрать только уже существующие.

Как внести изменения в штатное расписание?

Со временем в организации возникают изменения: вводятся новые должности, меняется оклад, количество ставок, реорганизуются отделы и пр. В 1С:ЗУП такие изменения нужно отражать в штатном расписании разными способами – в зависимости от того, ведётся история или нет.

Если история изменений не ведётся, все правки делаются непосредственно в справочнике «Штатное расписание». Для изменения существующей позиции просто откройте её карточку и отредактируйте нужные поля. Например, если увеличивается оклад – введите новое значение оклада на вкладке оплаты труда; если увеличивается численность – измените количество единиц. После записи изменения будут считаться действующими с указанной даты утверждения позиции. Отдельного документа для приказа при этом не формируется (при необходимости вы можете вручную создать приказ в произвольной форме и вложить файл).

Если какая-то должность больше не нужна, зайдите в её карточку и установите флажок «Закрыта и больше не используется», указав дату закрытия. С этой даты позиция исключается из штатного расписания – новых сотрудников на неё принять будет нельзя, а в отчётах должность будет показываться как выведенная. Добавление новой должности без истории производится так же, как и изначальное заполнение: через кнопку «Создать» добавьте новую позицию, укажите все реквизиты и утвердите её с нужной даты. До наступления этой даты позиция будет числиться, но не попадёт в активное расписание.

Совет: хотя режим без истории не сохраняет прежние состояния автоматически, вы можете вручную соблюсти преемственность. Например, если планируются существенные изменения по должности (смена оклада, обязанностей и т.д.), можно закрыть старую позицию с определённой даты и создать новую (с новым окладом) с той же даты. Тогда в программе останутся две позиции – старая (закрытая) и новая, что частично позволит отследить историю изменений. Однако помните, что автоматических отчётов о таких изменениях не будет.

Если ведётся история изменений, то прямое редактирование карточек позиций недоступно – все изменения в штатке регистрируются документами «Изменение штатного расписания». Чтобы внести правки, откройте раздел «Кадры – Штатное расписание» и выберите команду «Изменить текущее штатное расписание». Откроется форма документа «Изменение штатного расписания». В шапке документа укажите «Дата изменений» – с какого числа вступают в силу новые условия (например, с 01.03.2025), а также поле «Дата» – дату подписания приказа (эта дата для учета не влияет, но печатается в самом приказе). Далее с помощью кнопок в верхней части можно внести три вида изменений:

Добавить позицию – позволяет ввести в документ новую должность, которой не было раньше. После нажатия кнопки добавляется строка, в ней выберите подразделение, должность, график, количество и начисления для новой позиции. В таблице новые (добавленные) позиции выделяются зелёным шрифтом.
Изменить позицию – используется для изменения существующих позиций. Нажмите эту кнопку и выберите из справочника нужные позиции (можно выбрать одну или несколько). Выбранные строки отобразятся в документе. Затем откройте каждую на редактирование двойным щелчком либо командой «Изменить» (появится форма позиции, где можно поменять оклад, количество ставок, график, трудовую функцию и др. поля). Все отредактированные позиции в документе помечаются синим цветом. Если, например, вы изменили оклад, программа автоматически добавит в графу «Комментарий» описание изменения (например: «Оклад был 50 000, стал 60 000»).
Закрыть позицию – предназначена для вывода позиций из штатного расписания. Нажмите эту кнопку и выберите одну или несколько позиций, которые следует закрыть. В таблице они отобразятся красным шрифтом, признак закрытия не требует дополнительных параметров (система закроет их именно с даты изменений). Если позиция закрывается, новых сотрудников на неё принять будет нельзя после даты вступления документа.

В процессе заполнения документа изменения можно использовать помощники. Например, кнопка «Заполнить показатели» облегчает массовое изменение окладов или других показателей сразу для нескольких строк: отметьте галочкой нужный показатель (например, Оклад), выберите способ заполнения (увеличить на %, установить значение и пр.) и введите новое значение – программа проставит его сразу по всем выбранным позициям. Это удобно, если нужно одновременно проиндексировать оклады по ряду позиций.

После того как вы внесли все корректировки, нажмите «Провести и закрыть». Документ зафиксирует изменения: добавленные должности появятся в справочнике штатного расписания с указанной даты, изменённые позиции обновят свои значения, закрытые получат дату выведения. Важно: изменения вступят в силу с даты, указанной в шапке документа. До этой даты штатное расписание остается прежним, а с наступлением указанного дня программа начнёт применять новые условия. Это позволяет вводить изменения заранее, не дожидаясь последнего момента.

Пример документа «Изменение штатного расписания». Зеленым цветом выделена новая должность (добавлена 1 ставка Специалиста), синим – измененная позиция (Менеджер по продажам, количество ставок увеличено с 5 до 6), красным – закрытая позиция (Главный бухгалтер, 1 ставка выведена из структуры).*

После проведения документа стоит проверить, нужно ли обновить информацию в карточках сотрудников. 1С:ЗУП предлагает специальную функцию для синхронизации начислений сотрудников со штатным расписанием. Например, если вы повысили оклад и провели документ изменения штатного расписания, то для действующих сотрудников оклад автоматически не изменится – его нужно скорректировать приказом «Изменение оплаты труда». Чтобы облегчить эту задачу, в документе «Изменение штатного расписания» предусмотрена кнопка «Изменить начисления сотрудников». По нажатию этой команды программа сформирует проекты изменений оплаты для всех сотрудников, затронутых текущим изменением штатного расписания. Вы можете сразу провести эти документы, чтобы у сотрудников обновились оклады и другие выплаты в соответствии с новой штаткой. Таким образом, поддерживается актуальность данных как в структуре, так и в персональных карточках работников.

Вопрос: Почему я не могу отредактировать оклад (или другое поле) в карточке позиции штатного расписания?
Ответ: Если у вас включён режим истории, карточка позиции доступна только для просмотра – изменения через неё запрещены. Поля кажутся «серенькими» и недоступными для ввода. Это сделано намеренно: правки нужно вносить через документы, чтобы сохранить старые значения. Решение – создать документ «Изменение штатного расписания» с нужной датой и там откорректировать оклад или другие показатели.

Как распечатать штатное расписание (форма Т-3)?

Для документального оформления часто используют унифицированную форму № Т-3 «Штатное расписание», утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Несмотря на то, что использование именно этой формы не является обязательным, она широко распространена. В 1С:ЗУП форму Т-3 можно получить автоматически – программа сама подставит в бланк все должности, оклады, даты и ответственных лиц. Сделать это можно двумя способами:

Из формы списка штатного расписания. Откройте «Кадры – Штатное расписание», нажмите кнопку «Печать» и выберите пункт «Штатное расписание (Т-3)». Откроется печатная форма Т-3 по состоянию на текущую дату. Если нужно получить форму на конкретную дату, поменяйте дату системы (в правом верхнем углу интерфейса 1С) или воспользуйтесь вторым способом ниже.
Через отчёты кадрового учёта. В разделе «Кадры – Кадровые отчеты» есть отдельный отчет «Штатное расписание (Т-3)». Запустив его, вы можете в параметрах указать произвольную дату, на которую сформировать расписание, и нажать «Сформировать». Отчёт выдаст форму Т-3 на указанную дату, независимо от текущей даты в программе. Это удобно, если требуется распечатать штатное расписание задним числом или на будущее время.

В печатной форме Т-3 заполняются все основные графы: подразделения, должности, количество штатных единиц, тарифные ставки (оклады) и надбавки, а также итоговые суммы и данные для подписей (руководитель, исполнитель). Если в карточке организации указаны директор, главбух и т.д., они выводятся автоматически в подписи. Способ отображения надбавок (как уже говорилось, в рублях или в процентах) зависит от вашей настройки – например, можно вывести суммарную месячную сумму надбавок на каждую должность, либо детализировать проценты/коэффициенты. Скриншот ниже показывает фрагмент формы Т-3, сформированной в программе.

(Пример печатной формы штатного расписания № Т-3, сформированной в 1С:ЗУП 3.1.) На бланке выводятся все утверждённые должности с указанием подразделения, количества ставок, оклада, надбавок и фонда оплаты по каждой позиции. В нижней части автоматически проставляются дата составления, номер документа (если печать из документа утверждения), а также должности и ФИО лиц, утвердивших расписание (из настроек организации).

Отметим, что компания вправе разработать свой собственный бланк штатного расписания или внести изменения в форму Т-3. В 1С можно реализовать это через настройку дополнительной печатной формы или использовать отчёт «Штатное расписание на подпись» (о нём далее), который предоставляет произвольную форму, близкую к Т-3, и позволяет вывести дополнительные графы. Таким образом, вы не привязаны жестко к типовой форме – главное, чтобы документ содержал все необходимые реквизиты для вашего кадрового учёта.

Какие отчёты есть по штатному расписанию?

Помимо печатной формы Т-3, 1С:ЗУП 3.1 предлагает целый ряд стандартных отчётов для анализа штатного расписания. Они доступны в разделе «Кадры – Кадровые отчеты – Штатное расписание». Ниже перечислим основные отчёты и их назначение:

Отчёт «Анализ штатного расписания». Аналитический отчет, показывающий плановую и фактическую численность по каждой позиции. В разрезе каждой должности он сравнивает, сколько ставок предусмотрено (утверждено) и сколько фактически занято сотрудниками. Также выводится фонд оплаты труда (ФОТ): запланированный по штатному расписанию и фактически используемый (рассчитывается исходя из тарифных ставок занятых позиций). Данный отчёт помогает увидеть, где есть вакантные места, а где, возможно, перегруз (превышение штата). В отчёте не учитываются временно свободные ставки (например, если сотрудник в длительном отпуске без сохранения зарплаты, ставка считается занятой).
Отчёт «Заполненность штатного расписания». Более простой отчёт, отражающий текущую заполненность: сколько ставок занято и сколько свободно по каждой позиции (и итоги по подразделениям и всей организации). При подсчёте занятых ставок этот отчёт учитывает временно освобождённые ставки (например, на время декретного отпуска сотрудника место считается свободным и готовым для замещения).
Отчёт «Начисления позиций штатного расписания». Развернутый анализ плановых начислений. Отчёт выводит две таблицы: в первой – вклад каждого вида начисления в общий месячный фонд оплаты (по всем позициям или по выбранному подразделению), во второй – исходные значения тарифных ставок и других показателей по каждой позиции. Проще говоря, можно увидеть, сколько всего составляет суммарный окладный фонд, сколько – надбавки, премии и т.д.
Отчёт «Оклады, надбавки и ФОТ по штатному расписанию». Табличный отчёт, представляющий штатное расписание более компактно. В строках перечисляются все действующие позиции, а в столбцах указаны: оклад по одной ставке, суммы надбавок (если выбрана детализация), и итоговый месячный фонд оплаты труда по одной ставке. Отчет удобно использовать для быстрого обзора уровня зарплат по должностям.
Отчёт «Соблюдение штатного расписания». Позволяет проконтролировать соответствие фактической численности плановой. Показывает, сколько ставок предусмотрено и сколько занято, как по каждой позиции, так и сводно по должностям без разделения на подразделения. Если где-то количество сотрудников превышает количество штатных единиц, отчёт выделяет это и добавляет комментарий (например: «Превышена штатная численность»). Таким образом, сразу видны нарушения штатной дисциплины.
Отчёт «Штатное расписание на подпись». Этот отчёт формирует печатную форму штатного расписания в произвольном формате, предназначенном для подписания руководителем. Он похож на форму Т-3, но более гибкий. В отчёте указывается, сколько ставок предусмотрено и какой фонд оплаты установлен по каждой должности/подразделению, а также общий ФОТ. Есть возможность вывести в шапке имя руководителя, а в подвале – исполнителя, и эти реквизиты будут напечатаны для подписей. Поле «Описание» в этом отчёте заполняется из поля «Краткое описание» карточки позиции – сюда можно вписывать примечания, которые нужны именно в внутренней форме расписания.
Отчёт «Штатная расстановка». Отображает актуальный состав сотрудников на каждой позиции штатного расписания. Иными словами, представляет собой список всех позиций с указанием фамилий сотрудников, занимающих эти позиции. Также показывает свободные (незанятые) ставки – их можно отобрать настройками. Отчёт полезен отделу кадров для визуального контроля: кто занимает какую должность и где есть открытые вакансии. Если включено бронирование, забронированные позиции также отражаются, причём просроченные брони могут помечаться цветом.
Отчёт «Изменение штатного расписания». Позволяет проанализировать изменения штатного расписания за период. Он фиксирует, какие позиции появились, какие были изменены (и как именно), а какие закрылись, в диапазоне дат, выбранном пользователем. Этот отчёт работает корректно, конечно, только если ведётся история изменений. По сути, он выводит информацию из документов «Утверждение» и «Изменение» за период, объединяя их в читаемом виде.

Все перечисленные отчеты можно найти в группе «Штатное расписание» отчетов кадрового учета. Они поддерживают различные настройки и отборы – можно сформировать отчет по одной организации, по конкретному подразделению или даже по отдельной должности. Например, вы легко получите штатное расписание только по какому-то филиалу или только по управленческому персоналу, если установите соответствующие отборы в параметрах отчета.

Штатное расписание в 1С:ЗУП 3.1 – полное руководство