Заработная плата – это денежное вознаграждение за труд, выплачиваемое работодателем сотруднику. В 1С:Бухгалтерия 8.3 (ред. 3.0) процесс начисления и выплаты зарплаты автоматизирован, но требует корректной настройки. Наша пошаговая инструкция поможет бухгалтеру настроить начисление и выплату зарплаты, избежать типовых ошибок и оптимизировать учёт заработной платы.
Шаг 1. Настройка параметров расчёта зарплаты
Перед начислением зарплаты в 1С нужно подготовить учетные параметры. Проверьте, что в разделе «Администрирование» → «Подсистемы» активированы «Зарплата и кадры». Далее перейдите в «Настройки» → «Учёт зарплаты» и заполните ключевые справочники. Укажите нормы рабочего времени, формы оплаты труда (оклад, часовая ставка) и настройте виды начислений и удержаний. Также введите ставки налогов и страховых взносов. Эти действия задают основу для точного расчёта зарплаты.
- Список операций при настройке:
- Активировать подсистему «Зарплата и кадры».
- Заполнить справочники «Формы оплаты труда», «Справочник начислений» и «Удержаний».
- Установить нормы рабочего времени в разделе «Нормы рабочего времени».
- Настроить ставки НДФЛ и страховых взносов в «Настройках учёта зарплаты».
После первичной настройки проверьте заполнение учётных записей (статьи затрат и расчётов) для корректного отражения начислений.
Шаг 2. Ввод сведений о сотрудниках
Добавьте всех сотрудников в справочник «Сотрудники организации». В карточках укажите паспортные данные, ИНН/СНИЛС, а также положение в штатном расписании и тарифную ставку или оклад. Очень важно правильно заполнить «Способ выплаты» (касса или банк) и налоговый статус сотрудника. От этих реквизитов зависит корректное формирование ведомостей.
- Основные поля в карточке сотрудника:
- Должность и подразделение – для распределения начислений.
- Оклад/Тариф – сумма фиксированного дохода.
- Норма рабочего времени – для расчёта оплаты за время.
- Способ выплаты – наличными или на банковский счёт (см. типовые ошибки ниже).
| Поле справочника | Примечание |
|---|---|
| Должность | Выбирается из штатного расписания |
| Норма времени | Часы в месяц в соответствии с графиком |
| Способ выплаты | «Через кассу» или «Через банк» |
Регулярно обновляйте данные сотрудников (увольнение, приём на работу, изменение оклада) – это позволит избежать ошибок при начислениях.
Шаг 3. Расчёт (начисление) зарплаты
После настройки можно переходить к непосредственному начислению зарплаты. Создайте документ «Начисление зарплаты» (раздел «Зарплата → Начисление зарплаты работникам»). Укажите организацию, подразделение и расчётный период (месяц). Затем добавьте сотрудников – программа автоматически предложит всех активных сотрудников данного подразделения. Нажмите «Рассчитать» – 1С по заданным правилам подсчитает зарплату, НДФЛ, страховые взносы и другие показатели.
- Действия при расчёте зарплаты:
- Выбрать период и организацию.
- Добавить сотрудников (с помощью кнопки «Заполнить» или «Подбор»).
- Проверить табличную часть: суммы начислений, НДФЛ и удержаний.
- Сохранить и провести документ.
После проведения документа «Начисление зарплаты» 1С сформирует регистры расчёта. Для проверки корректности можно распечатать расчётные листки. Если в табличной части возникли расхождения, исправьте неправильно введённые показатели и пересчитайте. Например, проверьте, что процент налогов и ставки совпадают с актуальными значениями.
Шаг 4. Формирование ведомостей на выплату
После начисления требуется подготовить ведомость на выплату зарплаты. В меню «Зарплата → Выплаты» создайте «Ведомость на выплату зарплаты». Выберите способ выплаты – через кассу или через банк – и укажите период выплат. Нажмите «Заполнить»: система подтянет рассчитанные суммы к выплате для каждого сотрудника.
- Алгоритм заполнения ведомости:
- Открыть нужный документ выплаты (касса или банк).
- Указать период выплаты и подразделение.
- Нажать «Заполнить» – 1С добавит сотрудников из документа начисления.
- Проверить данные и провести ведомость.
- Сгенерировать платёжное поручение (для банковской выплаты) или сформировать бухгалтерскую справку-расчёт КО-3 (для кассовой выплаты).
Обратите внимание, что способ выплаты, указанный в карточке сотрудника, должен совпадать с типом ведомости. Например, если у сотрудника выбран способ «через кассу», то он не попадёт в банковскую ведомость (и наоборот). При несовпадении выручку придётся дополнять сотрудниками вручную.
Типичные ошибки и способы их избежать
- Несоответствие вида дохода. Если вид дохода в начислении (например, «Оклад») не совпадает с выбранным в ведомости, сотрудник не включится в расчёт. Проверьте настройки видов начислений и соответствие названий.
- Неправильный способ выплаты. Как отмечено выше, «кассовый» сотрудник не появится в «банковской» ведомости. Исправьте способ выплаты в карточке сотрудника.
- Неактуальные реквизиты. Проверьте ИНН/СНИЛС и паспортные данные – ошибки в них могут вызвать отказ расчёта налогов.
- Проведены не все регламентные операции. Перед начислением убедитесь, что вы закрыли предыдущий период и провели все регламентные документы (НДФЛ, взносы и т.п.).
- Статус иностранных сотрудников. Для нерезидентов есть отдельные правила удержания; если сотрудник-нерезидент не попал в ведомость, проверьте его налоговый статус.
Правильная настройка видов доходов, способов выплаты и статуса сотрудника помогает избежать большинства ошибок при формировании ведомостей. Например, 1С предупредит об отсутствии необходимых настроек или неверном налоговом учёте. После проведения начисления сверяйте результаты с отчётами типа «Начислено-Выплачено» и «Расчётная ведомость» для контроля учёта.
Полезные советы по учёту зарплаты
Регулярно обновляйте нормы времени: используйте справочник «Нормы рабочего времени» и актуализируйте его в начале года или при изменении графика.
Автоматизируйте подбор начислений: при создании документа «Начисление зарплаты» используйте команду «Заполнить по шаблону», если в компании повторяются стандартные виды выплат.
Виды начислений/удержаний: заранее создайте нужные статьи (премии, бонусы, надбавки, алименты и т.д.) в справочниках, чтобы избежать последующего редактирования.
| Категория | Примеры |
|---|---|
| Начисления | Оклад, премия, компенсация питания |
| Удержания | НДФЛ, штрафы, алименты |
Отчёты: регулярно анализируйте отчёты «Расчётная ведомость», «Начислено-Выплачено» и «Анализ регламентных операций», чтобы оперативно выявить расхождения.
Контроль платежей: следите за своевременностью выплат – например, установите локальный порядок (не более 3 дней на выплату).
Права доступа: ограничьте права пользователей 1С: пусть только уполномоченные специалисты проводят начисления и ведомости, чтобы избежать случайных ошибок.
Правильная настройка и ведение учёта зарплаты в 1С:Бухгалтерии 3.0 существенно экономит время бухгалтера и минимизирует риски ошибок. Если вам нужна помощь с настройкой начислений или проверкой текущих параметров, наши специалисты готовы проконсультировать и взять на себя эту задачу.
