Учет оборудования в 1С

Учет оборудования на предприятии напрямую влияет на точность учета затрат и прибыли, а также на выполнение требований законодательства. Как отмечают эксперты, правильно проведенная амортизация оборудования отражается на себестоимости продукции и конечной прибыли компании, тогда как ошибки в учете могут привести к штрафам со стороны налоговой. Кроме того, системный учет позволяет эффективно управлять основными фондами: планировать обновление техники, контролировать использование и своевременно списывать изношенное имущество. В итоге качественный учет оборудования выгоден и бухгалтерам (точная финансовая отчетность), и ИТ-специалистам (контроль за техникой), и руководителям (управленческие решения на основе достоверных данных).

Обзор конфигураций 1С для учета оборудования

Платформа 1С:Предприятие предлагает несколько типовых решений, в которых реализован или может быть настроен учет оборудования. Рассмотрим основные из них:

1С:Бухгалтерия предприятия

Наиболее распространенная конфигурация – 1С:Бухгалтерия 8.

В ней предусмотрен полноценный учет основных средств, к которым относится и оборудование организации. Бухгалтерия позволяет автоматизировать прием к учету, начисление амортизации, перемещение между материально ответственными лицами (МОЛ), инвентаризацию и списание основных средств. Интерфейс 1С:Бухгалтерии содержит специальный раздел «ОС и НМА» для работы с оборудованием – там находятся документы поступления, ввода в эксплуатацию, перемещения, а также отчеты по амортизации, инвентарные ведомости и др. Рис. 1: Раздел «Основные средства и НМА» в 1С:Бухгалтерии содержит все необходимые функции для учета оборудования, включая поступление, инвентаризацию, аренду и списание. В стандартной поставке 1С:Бухгалтерии учтены требования российских стандартов бухучета (ФСБУ) по учету основных средств и амортизации, что особенно важно для соответствия нормативам.

1С:Управление нашей фирмой (УНФ)

1С:УНФ – универсальное решение для малого и среднего бизнеса – также поддерживает учет оборудования в базовом варианте. Хотя основное предназначение УНФ – управление продажами, складом и производством, в нем присутствует функциональность для учета основных средств (ОС). Пользователи могут вести справочник собственного оборудования, фиксировать факты приобретения или передачи техники, а также формировать необходимые бухгалтерские проводки. Однако возможности УНФ в части оборудования обычно ограничены базовыми операциями. Для полного жизненного цикла (например, планирование ремонтов) может потребоваться интеграция с другими продуктами 1С.

1С:ТОиР (Управление ремонтами и обслуживанием оборудования)

Для задач технического обслуживания и ремонтов разработан специализированный продукт – 1С:ТОиР. Это решение предназначено для создания единой базы данных по всем активам предприятия (оборудованию), с хранением их характеристик, паспортных данных, регламентов ТО и истории ремонтов. 1С:ТОиР позволяет отслеживать весь жизненный цикл каждого объекта: от ввода в эксплуатацию до списания, включая планирование ППР (планово-предупредительных ремонтов), учет простоев, расчет нормативов наработки и пр. Данное решение обычно используется в связке с учетными системами (например, 1С:ERP или 1С:Комплексная автоматизация) для обмена данными об основном средстве. Если на предприятии большое количество оборудования и сложные процессы обслуживания, внедрение 1С:ТОиР помогает автоматизировать работу службы главного механика/энергетика и обеспечить надежность техники.

Другие решения 1С (ERP, комплексная автоматизация)

В 1С:ERP Управление предприятием 2 и 1С:Комплексная автоматизация функциональность учета оборудования встроена в подсистему учета основных средств. Эти флагманские решения поддерживают расширенный учет ОС: многопорядковый учет, расчет амортизации по МСФО и РСБУ, учет аренды, проведение инвентаризации, а также интеграцию с производственными и ремонтными подсистемами. В 1С:ERP есть возможности для планирования ремонтов и технического обслуживания, однако зачастую предприятия дополняют ERP специализированным модулем (таким как 1С:ТОиР) для более глубокого управления оборудованием.

Более ранние системы (например, 1С:УПП 1.3) также имели блок учета ОС и НМА, так что принципы учета оборудования сохраняются при переходе на современные версии. Таким образом, практически в любой конфигурации 1С, предназначенной для управления предприятием, можно реализовать учет оборудования – либо средствами самой конфигурации, либо с помощью дополнительных модулей и доработок.

Основные объекты учета оборудования

При организации учета важно определить, какие категории оборудования и активов будут охвачены системой. К основным объектам учета относятся следующие виды:

Основные средства (оборудование на балансе)

Основное средство (ОС) – это имущество предприятия, удовлетворяющее определенным критериям по ФСБУ 6/2020. В частности, актив признается основным средством, если он имеет материальную форму, используется в деятельности организации, служит дольше 12 месяцев и приносит экономическую выгоду. Оборудование, соответствующее этим признакам (например, станки, серверы, транспорт), принимается к учету как ОС с отражением на балансовых счетах (01, 02 для износа и пр.). По каждому объекту заводится инвентарная карточка, присваивается уникальный инвентарный номер, указываются основные характеристики: модель, заводской номер, дата ввода в эксплуатацию, первоначальная стоимость, срок полезного использования и т.д. Именно такие основные средства подлежат амортизации и отражаются в бухгалтерской и налоговой отчетности.

В 1С для каждого ОС обычно ведется отдельная запись (карточка) в справочнике основных средств, что позволяет хранить всю необходимую информацию. Пример: в карточке основного средства можно указать местонахождение (подразделение), материально ответственное лицо, дату приобретения, амортизационную группу, данные паспорта и др. Наличие полной информации в разрезе каждого объекта упрощает последующую инвентаризацию и контроль (например, видно, кому выдана конкретная единица техники и где она находится). Кроме того, формирование отдельных инвентарных номеров на каждую единицу оборудования исключает путаницу и дублирование данных.

Оборудование, требующее монтажа (не введенное в эксплуатацию)

Нередко предприятие приобретает дорогостоящее оборудование, которое не может быть сразу использовано – например, производственные линии, станки, требующие сборки и настройки, либо объекты, проходящие пуско-наладочные работы. До момента ввода в эксплуатацию такие объекты учитываются отдельно от действующих ОС. В российском учете для этого используются счета учета капитальных вложений (как правило, счет 08). В программе 1С предусмотрен документ «Поступление оборудования» – с его помощью отражают поступление оборудования на склад или в монтаж с промежуточным отнесением затрат на счет 08.04 (оборудование к установке). После того как монтаж завершен и оборудование готово к работе, оформляется ввод в эксплуатацию: создается документ «Принятие к учету ОС», который уже переводит объект на баланс (счет 01) и запускает начисление амортизации. Такой двухэтапный подход соответствует законодательству: оборудование, требующее монтажа, нельзя сразу принимать как ОС – сначала расходы собираются на счете капвложений, и только после готовности объект становится основным средством. Соблюдение этой методологии помогает избежать ошибок в бухучете и претензий проверяющих органов.

Если же оборудование приобретено и сразу готово к использованию (не требует монтажа), его могут принять к учету непосредственно как ОС. В конфигурации 1С это делается либо через отдельный документ «Поступление основного средства», либо через связку «Поступление оборудования» + «Принятие к учету ОС» в один день. В результате в системе появится инвентарная карточка, а на бухгалтерских счетах отразится поступление на 01 счет с одновременным началом амортизации. Важно не перепутать эти случаи: для любого нового оборудования необходимо указать, к какому виду оно относится (требует ли установки) и правильно оформить документооборот.

Оборудование в ремонте и простое

В течение эксплуатации часть техники может временно выводиться из работы – например, отправляться на капитальный ремонт, находиться в аварийном простое или консервации. Учет оборудования в ремонте подразумевает фиксирование факта, что данный объект временно не эксплуатируется, но остается на балансе предприятия. В регламентированном бухучете такие случаи, как правило, не отражаются проводками (основное средство продолжается числиться, амортизация может приостанавливаться по отдельному решению). Однако в управленческом учете желательно отмечать периоды ремонта. В 1С:Бухгалтерии это можно решить путем смены статуса или места хранения ОС (например, создать условный склад «Ремонт» и оформить внутреннее перемещение туда). Специализированный же продукт 1С:ТОиР позволяет точно учитывать все события: дата отправки в ремонт, возвращения, выполненные работы и затраты. В жизненном цикле оборудования этапы ремонта и простоя являются естественными, и система учета должна их охватывать. Это обеспечивает ведение полной истории каждой единицы – когда и сколько раз она ремонтировалась, какие узлы менялись, сколько времени не работала и пр. Такая информация помогает оценивать техническое состояние и эффективность использования оборудования.

Арендованное и переданное в аренду оборудование

Оборудование может находиться не только в собственности компании, но и быть взятым в аренду у других организаций или, наоборот, переданным компанией во временное пользование (лизинг, аренда) другим лицам. Для каждого случая учет имеет особенности. Арендованное имущество, если оно на балансе арендодателя, у арендатора учитывается на забалансовых счетах (например, 001) либо в оперативном контуре. В 1С его можно отразить заведением карточки в справочник основных средств с пометкой «арендуемое» (без балансовой стоимости) либо использовать специально предусмотренные реквизиты и счета учета аренды. Если же компания сама сдает свое оборудование в аренду, то объект остается ее основным средством, но необходимо отражать факт передачи в аренду. В 1С:Бухгалтерии для этого существуют документы и отчеты. Например, можно зафиксировать передачу ОС в аренду с помощью документа изменения состояния, а контролировать – через специальный отчет «Объекты, переданные в аренду» (он имеется в разделе ОС и НМА). Это позволяет отслеживать, какие единицы техники сейчас у арендаторов, сроки аренды и начисление амортизации по ним. На рис. 1 выше (слева в меню) видно, что в системе предусмотрены функции для учета аренды. Таким образом, конфигурации 1С поддерживают и учет арендованного оборудования, помогая бухгалтерам правильно отражать такие операции (включая лизинговые схемы) и обеспечивать контроль сохранности имущества.

Малоценное оборудование и инвентарь

В практике предприятия есть множество технических средств, которые не достигают порога отнесения к основным средствам. Например, недорогая оргтехника, инструменты, мебель, электронные девайсы стоимостью ниже установленного лимита (в РФ чаще всего 40 000 руб.) считаются малоценными и быстроизнашивающимися предметами (МБП) или запасами. В 1С их принято учитывать отдельно от основных средств: как малоценные объекты на счете 10 (либо 0 10, субсчета типа 10.09, 10.10, 10.21 в разных конфигурациях) с возможностью списания сразу на расходы или учета на забалансе. Главная особенность – по таким объектам не ведется стандартная амортизация и не требуется индивидуальная инвентарная карточка. Вместо этого может использоваться аналитический учет по местам эксплуатации и ответственным лицам.

Важно не упускать малоценное оборудование из поля зрения: хотя оно не отражается как ОС, его тоже надо выдавать сотрудникам под ответственность, инвентаризировать и при необходимости списывать. Практика разделения дорогого оборудования (ОС) и малоценки облегчает учет, но требует внимания: в 1С для этих категорий существуют разные справочники и документы перемещения. Например, компьютеры дороже лимита проходят через справочник ОС и документ «Передача ОС», а более дешевые гаджеты могут учитываться через номенклатурный справочник материалов и документы на перемещение товаров. Отсутствие инвентарных номеров у МБП компенсируется их количественным учетом и отметками в инвентаризационных описях. В итоге, чтобы обеспечить полный учет всей техники, компания должна установить критерий (стоимостной или иной) разграничения ОС и малоценных предметов и настроить 1С соответственно. Тогда бухучет будет точным, а сотрудники ИТ и администрации смогут получить полную картину по всем видам оборудования.

Методология учета: ключевые операции с оборудованием

Учет оборудования охватывает весь жизненный цикл актива – от его приобретения до выбытия. Ниже перечислены основные операции (бизнес-процессы), которые необходимо отражать в 1С для полного контроля над оборудованием:

1. Приобретение и поступление оборудования. Этот процесс начинается с того, что оборудование поступает на предприятие – будь то покупка у поставщика, внесение в уставный капитал или другое основание. В 1С оформляется документ «Поступление оборудования», где указываются поставщик, накладная, параметры поступающего объекта и счет учета (обычно 08.04 для оборудования к установке). Если вместе с самим оборудованием получены сопутствующие услуги (доставка, монтаж) или товары (комплектующие), они также отражаются на соответствующих вкладках документа. После оприходования, при необходимости, выполняется ввод в эксплуатацию – документом «Принятие к учету ОС», который присваивает объекту инвентарный номер и переводит его в состав основных средств. С этого момента оборудование считается принятым к учету, и на него начинается начисление амортизации.
2. Эксплуатация, внутреннее перемещение. Во время использования оборудования могут происходить перемещения: смена местонахождения (цех, офис, склад), передача от одного материально ответственного лица другому, временная выдача сотруднику и т.д. Для фиксации таких изменений в 1С существует, например, документ «Перемещение ОС». Он позволяет указать новое подразделение или ответственного и формирует необходимый акт. Важно: при перемещении может измениться метод начисления амортизации или счет расходов (если оборудование начинает использоваться в другом подразделении или для других целей) – эти настройки нужно пересмотреть и откорректировать в программе. Также к этапу эксплуатации относятся плановые технические осмотры, ТО, ремонты – в бухучете их проведение отражается косвенно (через затраты на ремонт), но для управленческого учета рекомендуется вести журнал работ. Например, в системе 1С:ТОиР регистрируются все события эксплуатации, включая ремонты, с привязкой к объекту оборудования, что формирует его полную историю.
3. Инвентаризация оборудования. Не реже одного раза в год (а на практике – и чаще, особенно для ИТ-оборудования) необходимо проводить инвентаризацию основных средств. В 1С для этого применяется документ «Инвентаризация ОС», в котором указываются проверяемые объекты, их фактическое наличие и состояние. Система 1С позволяет автоматически заполнить ведомость инвентаризации по данным базы и отметить выявленные расхождения. Если обнаружены недостачи или излишки, инвентаризационный документ может сразу сгенерировать связанные документы списания либо оприходования, оформляя результаты проверки. Например, если какого-то прибора не оказалось на месте – по результатам инвентаризации формируется акт списания, а если найден неучтенный объект – акт ввода в эксплуатацию (оприходование). На рис. 2 показан пример формы инвентаризации ОС в 1С. Рис. 2: Документ инвентаризации основных средств в 1С позволяет выявить расхождения (недостачи, излишки) и автоматически сформировать акты списания или оприходования по результатам проверки. По итогам инвентаризации комиссия составляет опись и акты, которые утверждаются руководством. Проведение инвентаризаций в 1С существенно снижает риски: все результаты фиксируются, а данные об отсутствующих или лишних объектах сразу приводятся в порядок.
4. Модернизация и улучшение. В течение срока службы оборудование может подвергаться модернизации, доработкам, капитальному ремонту с улучшением характеристик. С точки зрения учета, расходы на модернизацию, увеличивающую первоначальную стоимость объекта, должны быть капитализированы – т.е. прибавлены к стоимости ОС. В 1С для этого предназначен документ «Модернизация ОС» (либо операция ручной корректировки стоимости), после проведения которого меняется балансовая стоимость оборудования и, при необходимости, пересматривается срок полезного использования. Например, если в станок установлена новая система управления, продлевающая его службу, эти затраты можно оформить как модернизацию – программа пересчитает амортизацию с учетом обновленных данных. Если же ремонт не увеличивает стоимость (обычные эксплуатационные затраты), он учитывается на счетах расходов без изменения учета самого ОС. Правильное отражение модернизации важно для верного начисления амортизации и оценки остаточной стоимости техники.
5. Выбытие (списание или продажа). Рано или поздно оборудование прекращает служить компании – из-за износа, поломки, морального устаревания или других причин. Процесс выбытия может оформляться как списание (ликвидация) либо реализация (продажа, передача сторонней организации). В 1С эти операции отражаются различными документами. Списание оборудования выполняется актом «Списание ОС», где указывается причина (например, ветхость, авария, утрата). Программа автоматически рассчитывает финансовый результат от списания – списывает остаточную стоимость на счета прочих расходов. При продаже оборудования используется документ «Передача ОС (продажа)», который формирует проводки выбытия с начислением НДС (если продажа облагается налогом). На рис. 3 приведен пример заполнения акта списания основного средства. Рис. 3: Форма документа «Списание ОС» в 1С:Бухгалтерии. Пользователь указывает списываемый объект, причину списания и дату. Программа сформирует бухгалтерские проводки списания остаточной стоимости и отражения результата операции. После проведения выбытия объект помечается как выбывший, больше не числится в активе, и амортизация на него не начисляется. Важно на заключительном этапе жизни оборудования корректно оформить все документы – это позволит избежать «повисания» несуществующих ОС в базе и обеспечит очистку данных (например, освобождение инвентарного номера, закрытие аналитики по объекту). Архивную информацию (карточку ОС, историю) система при этом сохраняет, что полезно для анализа парка оборудования в ретроспективе.

Все перечисленные операции образуют сквозной процесс управления оборудованием. На каждом этапе автоматизация 1С помогает соблюдать методологию: контролирует правильность счетов (напр. поступление оборудования идёт на 08 счет, а не сразу на 01), не дает списать объект без начисления амортизации или провести продажу ниже остаточной стоимости без отражения результата и т.д. Также 1С формирует стандартные печатные формы первичных документов: акт о приеме-передаче, инвентаризационные описи (форма ИНВ-1), акты списания (ОС-4) и др., которые необходимы для документального подтверждения операций с основными средствами.

Подходы к автоматизации учета оборудования

Правильная методология – это основа, но не менее важно внедрить практические средства автоматизации, чтобы учет оборудования был точным, оперативным и требовал минимум ручной работы. Рассмотрим ключевые подходы к автоматизации, которые используют современные организации:

• Единая информационная база и интеграция модулей. Лучшие результаты дает ведение единого справочника оборудования для всей компании. В рамках 1С это может быть либо справочник основных средств, либо (как делают некоторые ИТ-отделы) отдельный сводный справочник, объединяющий и ОС, и малоценное имущество. Главное – исключить разрозненные списки (в Excel, локальных файлах) и дублирование. Централизованный учет в одной базе обеспечивает актуальность данных и устранение дублей. Кроме того, стоит настроить интеграцию между подсистемами 1С: например, связать базу бухгалтерии с базой кадров (ЗУП). Тогда все сотрудники автоматически будут доступны для назначения в качестве МОЛ, а при увольнении ответственного лица система сможет сигнализировать о необходимости перераспределить его оборудование. Примером интеграции может служить связка 1С:Бухгалтерии и 1С:ЗУП: при приеме сотрудника в ЗУП он появляется в бухгалтерской базе, и технику ему выдают через документы бухучета с указанием этого сотрудника в качестве МОЛ.
• Штрихкодирование и маркировка. Внедрение меток на оборудовании (штрихкод, QR-код или RFID-метка) значительно облегчает инвентаризацию и отслеживание. 1С поддерживает сканирование штрихкодов: во время инвентаризации достаточно сканировать код на устройстве, и программа найдет его в справочнике ОС. Это ускоряет проверку наличия, снижает риск ошибок при идентификации оборудования. Маркировка также помогает в ежедневной эксплуатации – например, при выдаче ноутбука сотруднику можно отсканировать его штрихкод, чтобы система точно зафиксировала, какая единица передается. Современные мобильные приложения (есть решения на платформе 1С) позволяют проводить такие операции со смартфона или терминала сбора данных, сразу синхронизируя информацию с учетной системой.
• Использование специализированных конфигураций. Если объем оборудования велик, и особенно когда важна профилактика и ремонт, имеет смысл дополнить учетную систему специализированным ПО. В экосистеме 1С таким инструментом является 1С:ТОиР – решение для планирования и управления техническим обслуживанием и ремонтами. В 1С:ТОиР автоматизированы задачи: расчет сроков ТО, формирование графиков ремонтов, учет наработки, регистрация простоев, управление запасами запчастей для ремонтов, контроль работы ремонтного персонала и т.д. Эта система может работать как отдельный модуль, обмениваясь данными с бухгалтерией (например, сведения об оборудовании, списание материалов на ремонт), или быть интегрирована в 1С:ERP. В результате предприятие получает полный цикл автоматизации – от бухгалтерского учета стоимости оборудования до оперативного управления его техническим состоянием. Внедрение 1С:ТОиР особенно актуально для производственных компаний, где простой оборудования напрямую влияет на выпуск продукции.
• Облачные технологии для удаленного учета. Сегодня все более востребованы облачные сервисы 1С (например, платформа 42clouds и аналогичные), позволяющие работать в 1С через интернет. Это открывает новые возможности для учета оборудования: ответственные сотрудники могут в любой момент и из любого места получить доступ к базе 1С, чтобы, скажем, проверить информацию о том или ином устройстве или внести данные о его перемещении. При наличии распределенных филиалов или удаленных объектов (например, оборудование на дальних площадках) облачный доступ облегчает инвентаризацию – проверяющие могут сразу заносить результаты в систему с планшета на месте. Кроме того, облачная 1С избавляет от необходимости поддерживать собственный сервер – это повышает надежность учета (меньше риск потери данных) и упрощает обновление конфигурации до актуальных версий (что важно, учитывая изменения стандартов учета). Облачный подход, таким образом, повышает оперативность и удобство ведения учета оборудования, особенно для компаний с географически распределенной инфраструктурой.
• Автоматические отчеты и контрольные процедуры. В 1С можно настроить регулярное формирование отчетов, напоминаний и проверок, связанных с оборудованием. Например, ежемесячно автоматически формировать ведомость начисления амортизации по всем основным средствам – этот отчет покажет сумму износа, остаточную стоимость и норму амортизации по каждому объекту. На рис. 4 приведен фрагмент такого отчета. Рис. 4: Отчет «Ведомость начисления амортизации» по основным средствам. В разрезе каждого объекта отражается первоначальная стоимость, износ, остаточная стоимость и начисленная за период амортизация. Также можно настроить контроль: например, если срок следующей плановой поверки оборудования истекает – система (в связке с ТОиР или без) напомнит ответственному за месяц до события. Другой пример – раз в квартал можно автоматически сравнивать данные о движении оборудования с данными кадрового учета (для подтверждения, что всем уволившимся сотрудникам техника возвращена). Такие авторегулярные задачи помогают поддерживать порядок без постоянного ручного вмешательства.

Внедряя перечисленные подходы, компания получает прозрачную и надежную систему учета. Большая часть рутинных операций (начисление амортизации, формирование проводок, сверка наличия) выполняется автоматически, что снижает нагрузку на персонал и минимизирует человеческий фактор. Одновременно информация об оборудовании становится более доступной для анализа – руководство в любой момент может получить актуальные данные о количестве техники, ее состоянии, общей балансовой стоимости активов и проч. Это создает основу для грамотного управления основными фондами.

Примеры типовых процессов учета

Рассмотрим два примера, иллюстрирующих применение описанных подходов на практике.

Пример 1. Приобретение станка и ввод его в эксплуатацию. Предположим, компания купила новый производственный станок стоимостью 500 000 руб., требующий монтажа. Бухгалтер получает от поставщика счет-фактуру и накладную. Процесс учета выглядит так:

• В 1С создается документ «Поступление оборудования», где указываются реквизиты поставки (контрагент, договор, склад) и сам станок – его наименование, количество 1 шт., стоимость 500 000 руб. В документе выбирается вид операции «Оборудование», поэтому бухгалтерские проводки сформируются на счете 08.04 (оборудование в монтаже). Станок пока числится как вложение в необоротные активы.
• Когда монтаж завершен и станок готов к работе, инженерно-техническая служба подписывает акт ввода в эксплуатацию. На основании этого в 1С бухгалтер создает документ «Принятие к учету ОС». В нем он выбирает ранее оприходованное оборудование и вводит данные для инвентарной карточки: присваивает инвентарный номер, указывает счет учета 01, срок полезного использования, амортизационную группу и т.д. Документ проводит станок на баланс как основное средство. С этого момента начинает считаться амортизация: ежемесячно 1С будет автоматически начислять, например, прямолинейную амортизацию на счет расходов.
• В дальнейшем станок участвует в производстве, его износ отражается на счете 02. Через год компания проводит инвентаризацию ОС – комиссия подтверждает, что станок на месте, замечаний нет (объект остается в учете без изменений).
• Спустя 5 лет станок устаревает морально, и принято решение его продать. Бухгалтер оформляет в 1С документ «Передача ОС», где указывает покупателя, продажную цену и счет учета доходов. Система автоматически списывает первоначальную стоимость станка с кредита счета 01, накопленную амортизацию – с дебета 02, и отражает разницу как остаточную стоимость, списанную на финансовый результат. Формируются проводки по начислению НДС с продажи. Таким образом, выбытие станка полностью отражено в учетной системе, инвентарная карточка помечается как проданная.

Пример 2. Учет ИТ-оборудования, выдача сотруднику. Представим, что в компанию трудоустраивается новый сотрудник, которому необходимо выдать ноутбук. В организации используется 1С:ЗУП для кадров и 1С:Бухгалтерия для учета техники. Сценарий учета следующий:

• Кадровик заводит нового сотрудника в базу 1С:ЗУП, указав его должность и подразделение. После этого выполняется синхронизация данных между ЗУП и Бухгалтерией – в учетной базе появляется информация о новом сотруднике. Он автоматически включается в список возможных МОЛ.
• В ИТ-отделе подготовлен ноутбук (из категории основных средств, стоимость >40 000 руб.). Этот ноутбук уже числится в базе 1С как инвентарный объект ОС, пока на складе ИТ. Специалист техподдержки оформляет внутреннее перемещение ОС: создается документ «Передача основного средства», где в качестве нового местонахождения указывается подразделение сотрудника, а в поле МОЛ – сам сотрудник. Документ фиксирует, что ответственным за ноутбук становится данный сотрудник (распорядительный акт передачи на материальную ответственность). Печатная форма акта передачи выдается сотруднику на подпись.
• С этого момента в системе видно, что ноутбук числится за конкретным сотрудником. В бухгалтерском учете при этом ничего не меняется (ноутбук на балансе компании, просто сменился ответственный), амортизация начисляется как обычно.
• По мере эксплуатации возможно, что ноутбук передадут другому сотруднику или вернут на склад. Тогда аналогично оформляется очередное перемещение ОС с указанием нового МОЛ или места хранения. Например, при увольнении сотрудника ИТ-отдел через 1С проверяет, какая техника за ним числится, и требует вернуть ноутбук. Возврат фиксируется документом передачи на склад ИТ или новому работнику.
• Помимо этого, весь парк ИТ-оборудования (ноутбуки, мониторы, принтеры, в том числе малоценные) ведется в едином справочнике для удобства. Это позволяет ИТ-специалистам видеть в одной отчетной форме все устройства и кто их использует. Если устройство ломается, его отправляют в ремонт – ИТ-отдел делает отметку (например, перемещает ноутбук на виртуальный склад «Ремонт»). Бухгалтерия при необходимости отражает списание запчастей на ремонт как расходы. После ремонта ноутбук возвращается в строй (движение с «ремонта» обратно сотруднику).
• Таким образом, 1С в связке с кадровым учетом обеспечивает прозрачный контроль: ни один ноутбук или телефон не пропадет из поля зрения, так как система всегда знает, у кого он числится, где находится, и в каком он состоянии (в эксплуатации, на складе, в ремонте и т.д.). Все движения сопровождаются документами, что дисциплинирует сотрудников и дает руководству уверенность в сохранности имущества.

Описанные примеры демонстрируют, как универсальна система 1С в части учета оборудования. С ее помощью можно реализовать и сугубо бухгалтерские задачи (принятие к учету, списание), и задачи IT-отдела (выдача техники, учет возвратов), объединив их в одной информационной базе. Главное – настроить необходимые справочники, документы и регламенты работы с системой, после чего многие операции выполняются типовыми средствами 1С.

Типичные ошибки учета оборудования и способы их устранения

Даже при наличии хорошей системы иногда возникают ошибки в учете оборудования – из-за человеческого фактора или неправильных настроек. Ниже перечислены распространенные ошибки и рекомендации, как их избежать или исправить:

Типичная ошибка	Способ устранения ошибки
Смешение основных средств и малоценного инвентаря. Дорогостоящее оборудование и МБП учитываются одинаково, без разграничения, что приводит к некорректной амортизации или отсутствию контроля за недорогими предметами.	Установить стоимостной критерий (например, 40 000 руб.) и разделить учет: всё, что дороже, учитывать как ОС с амортизацией, ниже – как запасы/МБП. Настроить в 1С разные справочники для ОС и малоценки. Это соответствует нормативам (в РФ порог 40 000 р.) и позволяет точно отражать дорогие активы, не теряя из виду мелкое оборудование.
Неправильное принятие к учету оборудования, требующего монтажа. Например, объект сразу заведён как ОС на счете 01, хотя фактически ещё не работал. Это противоречит бухстандартам и искажает данные (завышена стоимость ОС, неверно начисляется амортизация).	Соблюдать методологию учета капвложений: первоначально отражать покупку на счете 08 (документ «Поступление оборудования» в 1С), а после ввода в эксплуатацию оформлять документ «Принятие к учету ОС» для перевода на счет 01. Таким образом, оборудование правильно попадет на баланс только после готовности к работе.
Отсутствие регулярной инвентаризации техники. Компания годами не проводит сверку наличия оборудования, вследствие чего в базе могут числиться утраченные или отсутствующие объекты. Это грозит выявлением недостач при проверке и искажением отчетности.	Проводить инвентаризацию не реже раза в год. Использовать документ «Инвентаризация ОС» в 1С, который облегчит эту процедуру: он покажет расхождения и автоматически сформирует акты списания недостач и оприходования излишков. После инвентаризации нужно отразить результаты на счетах (списать утерянное имущество, принять на учет найденное). Регулярная инвентаризация гарантирует актуальность данных об оборудовании.
Игнорирование изменений при перемещении оборудования. Например, при передаче ОС в другое подразделение бухгалтерия не изменила мол или место хранения, либо не проверила параметры амортизации. Это может привести к тому, что ответственное лицо в базе указано неверно, или амортизация продолжает начисляться по старым нормам.	Каждый факт перемещения техники оформлять соответствующим документом в 1С (перемещение ОС с изменением МОЛ/подразделения). Проверять и при необходимости менять настройку амортизации: возможно, для нового места эксплуатации должна применяться другая норма или счет расходов. Корректное отражение изменений поддерживает точность учета и ответственности.
Дублирование и рассогласованность данных об оборудовании. Отсутствие единого справочника приводит к тому, что один и тот же объект может быть заведён в системе дважды под разными именами, или сведения о нем хранятся в разных местах (учет у бухгалтеров и у IT-разделены). Это мешает своду данных и планированию.	Обеспечить централизованный учет активов в одной базе. В 1С должен быть один карточный экземпляр на каждое оборудование. Если разные отделы ведут свою часть данных – настроить обмен или использовать единый справочник с доп. реквизитами. Также при заведении новых объектов проверять, нет ли уже похожего в списке (1С позволяет искать по серийным номерам, названию и пр.). Единая база устраняет дубли и гарантирует целостность информации.

Как видно из таблицы, во многих случаях проблемы решаются настройкой правильного использования возможностей 1С и соблюдением методологии. Также полезно обучать сотрудников, работающих с учетом ОС, – чтобы они понимали, зачем нужны те или иные документы, и вовремя выполняли необходимые действия (например, сообщали бухгалтерии о перемещении техники или участвовали в инвентаризации). Тогда ошибок удастся избежать или выявить их на ранней стадии без существенных последствий.