Выгрузка УПД, счет-фактуры, счета на оплату в формате XML

Универсальный передаточный документ (УПД), счет-фактура и счет на оплату – это основные бухгалтерские документы, которые теперь можно выгружать из 1С в электронном XML-формате для обмена с контрагентами. XML-файл, сформированный в соответствии с требованиями ФНС, удобен для отправки через системы электронного документооборота (ЭДО) или по электронной почте. Многие пользователи не знают, что во многих типовых конфигурациях 1С появилась возможность выгрузки документов в формате XML без подключения онлайн-сервисов или покупки отдельных обработок. Ниже рассмотрим, как стандартными средствами 1С выполнить выгрузку УПД, счетов-фактур и счетов на оплату в XML, и что для этого необходимо. Также разберем особенности (например, выгрузка УПД со статусом 1 для совмещенного счета-фактуры) и установку расширений 1С для поддержки новых требований.

Важно: Выгрузка документов в XML поддерживается только для определенных документов в 1С – а именно реализация товаров и услуг (УПД), счет-фактура выданный и счет на оплату покупателю. Неформализованные документы (акты, накладные вне УПД, договоры и пр.) в XML-формат выгружаться не могут.

Что такое УПД и статус документа

Универсальный передаточный документ (УПД) объединяет в себе функции первичного документа (накладной или акта) и счет-фактуры для НДС. УПД может иметь два статуса в зависимости от выполняемой функции:

• Статус 1 (СЧФДОП) – УПД, который совмещает в одном документе данные реализации товаров/услуг и счет-фактуры (т.е. выполняет функцию обоих документов одновременно). Такой УПД используется для одновременной передачи товаров (или результатов работ) и предъявления НДС покупателю.
• Статус 2 (ДОП) – УПД, выступающий только как первичный документ (акт или накладная) без счет-фактуры. В этом случае для отражения НДС дополнительно оформляется отдельный счет-фактура.

От статуса УПД зависит, требуется ли подписывать документ со стороны получателя и содержит ли файл данные счет-фактуры. В электронном виде формат УПД строго регламентирован приказом ФНС №820, и XML-файл УПД должен точно соответствовать утвержденной структуре.

Подготовка к выгрузке документа в XML

Перед выгрузкой убедитесь, что все обязательные реквизиты документа заполнены корректно. Адреса организации и контрагентов, единицы измерения товаров и валюта должны быть выбраны через классификаторы (из справочников ОКТМО, ОКЕИ, ОКВ и т.д.), а не введены вручную. Также проверьте, что в карточке договора с контрагентом указаны номер и дата договора – эта информация требуется для корректного формирования XML. Несоблюдение этих требований может привести к ошибкам при проверке или загрузке файла в систему ЭДО (например, отсутствие кода страны или единицы измерения может привести к тому, что файл не пройдет форматно-логический контроль).

Кроме того, обновите 1С до актуального релиза. Новые требования законодательства (например, введение ставки НДС 5%) отражаются в обновлениях конфигурации. Если версия устарела, выгрузка может сопровождаться ошибками. Например, в 1С:Бухгалтерии старых релизов попытка выгрузить УПД с НДС 5% приводила к сообщению об ошибке, которое было устранено после обновления до релиза 3.0.168.19. 1С выпускает специальные патчи для поддержки новых форматов XML – их установка обеспечит соответствие выгружаемых файлов актуальным XSD-схемам (в частности, патч с кодом EF_00_00687314_4 добавил в 1С поддержку схем УПД версий 5.01/5.02 и новые ставки НДС с 01.01.2025).

Стандартная выгрузка документов из 1С в формате XML

Рассмотрим пошагово, как выполнить выгрузку документа (УПД, счет-фактуры или счета на оплату) в файл XML стандартными средствами 1С без подключения сервиса ЭДО. Данный функционал доступен в типовых конфигурациях (таких как 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0, 1С:Управление торговлей 11, 1С:УНФ и др.) начиная с определенных версий платформы.

Выгрузка документа на диск (XML-файл)

Если требуется сохранить XML-файл документа на локальный диск (например, чтобы затем загрузить его в сторонний сервис Диадок, СБИС или отправить контрагенту вручную), выполните следующие шаги:

1. Откройте документ или список документов. Перейдите в раздел, где хранится нужный документ. Например, в 1С:Бухгалтерии откройте раздел Продажи и выберите журнал Реализация (акты, накладные, УПД) для выгрузки УПД с реализации, либо раздел Продажи – Счета на оплату покупателям для выгрузки счета на оплату, или раздел Покупки – Счета-фактуры выданные для выгрузки счет-фактуры. Найдите нужный документ в списке (при необходимости можно отметить сразу несколько документов для пакетной выгрузки).
2. Вызовите команду экспорта в XML. Откройте выбранный документ (двойным щелчком) либо просто выделите строку документа в списке, затем нажмите кнопку «Еще» в верхнем меню формы. В выпадающем меню перейдите в раздел «ЭДО» и выберите команду «Выгрузить документ в файл». Для группы документов эта команда может называться «Выгрузить документы в файл». Рис. 1: Выбор команды выгрузки документа в файл XML через меню «Еще → ЭДО» в интерфейсе 1С.
3. Выберите способ выгрузки и сохраните файл. После выполнения команды откроется диалоговое окно «Выгрузка документов в файл», где нужно указать, что сделать с сформированным файлом XML. Доступны два варианта: «На диск» (сохранить на компьютер) или «Вложение в эл. письмо» (отправить сразу по email). Выберите переключатель «На диск». Ниже нажмите кнопку «Выбор папки», чтобы указать папку на вашем компьютере, куда сохранить файл, затем нажмите кнопку «Выполнить» для начала выгрузки. Рис. 2: Диалог «Выгрузка документов в файл» – выбор варианта «На диск» и указание папки для сохранения файла.
4. Получите архив с XML-файлом. Программа сформирует ZIP-архив с выгруженным документом. В указанной папке появится файл с расширением .zip (имя архива обычно начинается с префикса ON_NSCH и содержит идентификаторы документа). Откройте этот архив – внутри вы увидите вложенную папку (как правило, с именем «1») и несколько файлов. Необходимо зайти в папку «1», где и находится искомый XML-документ. Файл XML также начинается с ON_NSCH и имеет расширение .xml. Рис. 3: Пример содержимого сохраненного ZIP-архива – в корне архива находится служебный файл meta.xml и папка 1 с вложенными файлами.
   Рис. 4: Содержимое папки 1 внутри архива – файл card.xml и основной файл документа ON_NSCHFDOPPR_... .xml. Что содержится в архиве? Помимо основного XML-документа, архив включает служебные файлы: card.xml (карточка документа с метаданными) и meta.xml. В файле card.xml указываются различные идентификаторы и параметры документа (например, отправителя, получателя, тип документа, необходимость подписи второй стороны и др.), а в meta.xml – техническая информация о статусе и связках документа в документообороте. Основной же файл, название которого начинается с ON_NSCH, представляет собой структурированный XML УПД, сформированный по актуальному формату ФНС. Именно этот файл непосредственно содержит данные документа (товаров, сумм, подписантов и пр.) и подлежит передаче контрагенту или загрузке в систему ЭДО. Обычно для отправки контрагенту или на портал оператора ЭДО достаточно извлечь из архива папку «1» и использовать находящийся в ней XML-файл.

Отправка XML-документа по электронной почте

Альтернативный вариант – сразу отправить сформированный XML-файл контрагенту на электронную почту прямо из 1С. В этом случае 1С сама сформирует письмо с вложением. Предварительно убедитесь, что в вашей базе настроена почтовая учетная запись организации (SMTP-настройки) – без этого отправить email не получится. Настройка почты выполняется один раз через раздел Администрирование – Почта и обмен сообщениями (подробно этот процесс описан в отдельной инструкции).

После того как почта настроена, выполните шаги 1–2, описанные выше (откройте документ или список, выберите Еще → ЭДО → Выгрузить документ в файл). В диалоге «Выгрузка документов в файл» на этот раз установите переключатель «Вложение в эл. письмо». Появятся дополнительные поля для ввода email-адресов:

• Адрес эл. почты контрагента – укажите email получателя (можно заполнить заранее в карточке контрагента, тогда подставится автоматически).
• Учетная запись эл. почты организации – выберите свою настроенную почту, с которой будет отправлено письмо (если в базе несколько учетных записей, выберите нужную).

Заполнив эти поля, нажмите «Выполнить» для запуска выгрузки и отправки.

Рис. 5: Выгрузка документа с отправкой по email – выбор опции «Вложение в эл. письмо» и заполнение адреса получателя и своей учетной записи перед выполнением выгрузки.

После этого откроется стандартная форма 1С для отправки электронного письма с уже прикрепленным архивом документа. В форме отправки вы можете при необходимости отредактировать тему письма и текст сопроводительного сообщения. Обратите внимание, что файл прикрепляется именно в виде ZIP-архива (так же, как при сохранении на диск). После отправки контрагент получит письмо с вложением – ему нужно будет распаковать архив и извлечь XML-файл из папки «1», как описано выше.

Рис. 6: Форма отправки письма в 1С с готовым вложением (ZIP-архивом, содержащим XML-документ). Отправьте сообщение, чтобы контрагент получил XML-файл документа на свою почту.

Совет: Email-отправка из 1С удобна, когда контрагент не подключен к вашему оператору ЭДО. Вы можете быстро отправить электронный документ в корректном формате. При этом укажите контрагенту, что файл вложен в архиве – зачастую почтовые сервисы блокируют .xml вложения, поэтому 1С и упаковывает его в zip. Получателю необходимо извлечь XML и затем он сможет загрузить его в свою учетную систему или на портал ЭДО (например, через функцию импорта документов по XML).

Возможные ошибки при выгрузке и загрузке XML

При соблюдении всех перечисленных условий выгрузка обычно проходит успешно. Однако пользователи сталкиваются с некоторыми типичными ситуациями:

• Отсутствуют данные классификаторов. Если вы не заполнили адреса, единицы измерения, коды валют через встроенные классификаторы, а ввели текстом, XML-файл может не пройти проверку при загрузке в ЭДО. Например, может возникнуть ошибка формата ИдФайл или сообщения о том, что не заполнены необходимые реквизиты (ИНН, код страны, код единицы и т.п.). Решение – проверить и исправить заполнение данных в справочниках 1С и повторить выгрузку.
• Неактуальная схема документа. Как упоминалось, формат УПД периодически обновляется ФНС. Если ваша конфигурация 1С не обновлена или не установлен соответствующий патч, выгрузка может выполняться по старой XSD-схеме, что приведет к ошибкам. К примеру, введение новых ставок НДС (5%, 7%) потребовало обновления схемы до версии 5.03 – без обновления попытка выгрузки УПД с такими ставками завершалась ошибкой. Решением будет установка обновления или патча от 1С.
• Конфигурация подключена к сервису 1С-ЭДО. Если у вас активировано штатное подключение ЭДО и для контрагента настроен электронный документооборот, поведение команды выгрузки отличается. В конфигурациях с действующим ЭДО нельзя выгрузить XML «вручную» без соблюдения условий: должна быть настроена связка ЭДО с данным контрагентом и документ должен быть сохранен как исходящий через ЭДО. Иначе при попытке сформировать файл появится сообщение об ошибке, что отсутствует действующая настройка ЭДО с контрагентом (пример на рис. 7). То есть 1С в режиме подключенного ЭДО предполагает, что вы будете отправлять документы через оператора, а не вручную. Если вам временно нужен файл для передачи вне сервиса, и вы получили такую ошибку – можно отключить признак ЭДО у данного контрагента (убрать флажок «Обмен электронными документами» в его карточке) и повторить выгрузку через меню. Рис. 7: Пример ошибки при попытке выгрузки XML при подключенном сервисе 1С-ЭДО без настроенной связки с контрагентом (требуется действующая настройка ЭДО для формирования файла).
• Контрагент не принимает файл. Некоторые операторы электронного документооборота или сами контрагенты могут не принимать XML-файлы, сформированные вне их системы. Практика показывает, что XML, выгруженный штатным функционалом 1С, соответствует формату ФНС и успешно загружается в популярные сервисы (Диадок, СБИС и др.). Главное – перед загрузкой на стороне оператора извлекать именно файл ON_NSCH...xml из папки, игнорируя служебные файлы. Если же контрагент не использует ЭДО, а просит прислать документы в XML, вы можете отправить ему архив или уже извлеченный XML – для просмотра содержимого можно открыть его через браузер или текстовый редактор (хотя без XSD-схемы вид будет менее удобочитаемым).

Выгрузка УПД со статусом 1 (счет-фактура + передаточный документ)

Отдельного внимания заслуживает ситуация, когда требуется выгрузить УПД со статусом 1 – то есть документ, совмещающий счет-фактуру и передачу товаров/услуг. Как мы рассмотрели, стандартная выгрузка из 1С (без подключенного ЭДО) формирует УПД со статусом 2, т.е. без функции счета-фактуры. Это означает, что в полученном XML отсутствуют реквизиты электронного счета-фактуры, и такой файл не подойдет, например, для заявления вычета НДС у получателя.

Почему так происходит? Дело в том, что присвоение УПД статуса 1 связано с фактом отправки документа через оператор ЭДО с последующим получением подписи получателя. Без использования сервиса ЭДО типовой функционал 1С не позволяет выгрузить УПД в статусе 1 – считается, что вне ЭДО такой документ не имеет юридической силы совмещенного счета-фактуры. Поэтому при ручной выгрузке система по умолчанию формирует УПД только как передаточный (статус 2).

Способы получить статус 1:

• Официальный способ – подключение ЭДО. Если ваш контрагент также подключен к ЭДО, вы можете отправить ему документы через сервис 1С-ЭДО или другой оператор. При отправке реализаций через ЭДО 1С формирует УПД со статусом 1 (СЧФДОП) автоматически, а контрагент сможет его подписать. Однако данный путь требует заключения договора с оператором ЭДО и настройки обмена.
• Альтернативный способ – внешняя обработка или расширение. Для организаций, которым нужно выгружать УПД со статусом 1 без подключения ЭДО, существуют специальные внешние модули. Например, разработчики 1С и сторонние партнеры предлагают расширения (патчи), которые изменяют алгоритм выгрузки. Такие расширения позволяют формировать XML УПД по полной схеме, включая блок счет-фактуры. Как правило, они добавляют в 1С поддержку актуальной версии схемы (например, формат 5.03 для 2025 года) и снимают ограничение на статус документа. Без подобных расширений реализовать статус 1 не представляется возможным.

Стоит отметить, что с 2023-2024 годов ФНС рекомендует всем использовать УПД статус 1 вместо отдельных счетов-фактур. Поэтому 1С постепенно совершенствует функционал ЭДО. В будущем, возможно, появятся штатные опции выгрузки полного УПД без оператора, но на середину 2025 года требуется либо сервис обмена, либо установка дополнительного решения.

Установка расширения (патча) в 1С для выгрузки документов

Если вы решили воспользоваться расширением 1С для реализации новых форматов выгрузки (например, чтобы выгружать УПД со статусом 1 или поддержать новые требования, как ставка НДС 5%), необходимо правильно подключить такое расширение к вашей базе. Расширение обычно поставляется в виде файла с расширением .cfe (конфигурационный файл расширения 1С). Установить его можно самостоятельно, обладая правами администратора в базе. Приведем общую инструкцию на примере 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0:

1. Получите файл расширения. Его вам может предоставить разработчик, партнер 1С или вы скачаете его с ресурса вроде ITS или Infostart. Убедитесь, что расширение предназначено для вашей конфигурации (например, для БП 3.0 определенной версии).
2. Запустите базу в режиме Предприятие с полными правами. Пользователь, под которым вы вошли, должен иметь право администратора или доступ к настройкам. Перейдите в раздел Администрирование и откройте пункт Печатные формы, отчеты и обработки. Рис. 8: Раздел «Администрирование» в 1С:Бухгалтерии – откройте ссылку «Печатные формы, отчеты и обработки» для установки расширения.
3. Добавьте новое расширение. В открывшемся окне выберите вкладку «Расширения» (обычно находится внизу списка). Откроется список уже подключенных расширений (если таковые есть). Нажмите кнопку «Добавить из файла», затем подтвердите предупреждение системы безопасности, выбрав «Продолжить» для установки несертифицированного приложения. Рис. 9: Список установленных расширений (изначально пуст) и кнопка «Добавить из файла» для загрузки нового расширения.
   Рис. 10: Подтверждение установки расширения – 1С предупреждает о возможных рисках, нажмите «Продолжить», чтобы загрузить файл расширения.
4. Загрузите файл расширения (.cfe). Появится диалог выбора файла на вашем компьютере. Найдите и укажите файл расширения (он имеет значок 1С и расширение .cfe). После выбора нажмите «Открыть». 1С импортирует конфигурацию расширения в базу. Рис. 11: Выбор файла расширения на диске (.cfe) – укажите файл патча, предназначенный для вашей конфигурации.
   Рис. 12: Расширение добавлено в список. Для его активации необходимо снять флажок «Безопасный режим» напротив него и перезапустить базу 1С.
5. Активируйте расширение. После загрузки расширение появится в списке с пометкой, что оно работает в безопасном режиме. Снимите флажок «Безопасный режим» – это разрешит выполнение нового функционала. Программа предупредит, что изменения вступят в силу после перезапуска. Закройте окно и перезапустите базу 1С (выйдите и зайдите снова в режим Предприятие).

После перезапуска новое расширение начнет действовать. Теперь можно повторить попытку выгрузки документа – в большинстве случаев расширение либо добавляет новую команду для выгрузки, либо подменяет стандартную. Например, установленный патч может изменить формат сформированного XML на требуемый (включая необходимые реквизиты счета-фактуры). Убедитесь в успешности: сформированный XML-файл УПД должен содержать блок <СчФ> (данные счет-фактуры) и требуемые новые реквизиты, если сравнить с предыдущим вариантом.

Примечание: Использование расширений – мощный инструмент, но требует осторожности. Устанавливайте расширения только из надежных источников (желательно официальные патчи от 1С или проверенные разработки). Всегда делайте резервную копию базы перед установкой. После установки следите за работоспособностью основных функций – в редких случаях некорректное расширение может вызвать ошибки. Если что-то пошло не так, расширение можно отключить (включив безопасный режим или удалив из списка).